Chaque année, je reçois en appel diagnostic des salariés qui « sortent » de leurs entretiens annuels tellement déçus qu’ils ont envie de démissionner, là, maintenant tout de suite. J’ai moi-même quitté une entreprise suite à un entretien qui s’était très mal passé.
Pourtant, je vois aussi pendant les accompagnements, qu’un entretien annuel bien préparé, peut permettre des évolutions dans son poste ou en interne très satisfaisantes.
J’ai donc eu envie de pouvoir vous partager des conseils pour « réussir » ce moment, le comprendre, ne pas le redouter.
Pour m’y aider, j’ai demandé à Noémie Gauthé, Conseil et Mentor en Management des RH, de nous partager ses meilleurs conseils !
Alors c’est parti pour comprendre :
- ce que sont vraiment les entretiens annuels
- pourquoi ils font peur
- et comment enfin réussir vos entretiens, comment bien les préparer ?
A quoi servent les entretiens annuels ?
Les différents types d’entretien en entreprise
Les entretiens annuels sont ceux qui cristallisent beaucoup l’attention, pourtant ils ne sont pas obligatoires et sont parfois confondus avec d’autres.
Pour poser un peu le cadre, un petit rappel (ou une présentation !) des deux principaux autres types d’entretiens à différencier.
Entretiens professionnels
Les entretiens professionnels sont obligatoires tous les deux ans pour tous les salariés en France. Ils ont été instaurés par la réforme de la formation professionnelle de 2014.
Ces entretiens visent à faire le point sur le parcours professionnel du salarié, ses aspirations, ses besoins en formation et les perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. Ils sont en principe décorrélés de vos entretiens annuels donc et méritent, eux aussi, d’être préparés sérieusement pour pouvoir être acteur de votre carrière.
Entretiens liés aux forfaits en jours
Pour les cadres soumis à des forfaits en jours, des entretiens réguliers sont prévus par la convention collective pour discuter de la charge de travail, du temps de travail et de l’équilibre vie privée-vie professionnelle.
Le rôle des entretiens annuels
Si les entretiens annuels ne sont pas obligatoires, ils sont pour autant cruciaux pour bien des raisons.
De nombreuses entreprises les pratiquent malgré tout de manière systématique et leur mise en place peut être réglementée par des conventions collectives ou des accords d’entreprise. Ils sont en effet importants pour différentes raisons :
Ils jouent un rôle essentiel dans la fixation des objectifs et des critères de performance,
surtout pour les employés bénéficiant d’une part variable de leur rémunération, prévue à leur contrat de travail.
C’est lors de ces rendez-vous que les objectifs à atteindre pour l’année à venir sont définis, discutés et actés, c’est ce qui offre un cadre clair pour évaluer les contributions.
Ils constituent une occasion privilégiée pour évoquer vos envies professionnelles.
Si les entretiens professionnels (obligatoires tous les deux ans) se focalisent sur l’évolution professionnelle, les entretiens annuels permettent d’aborder les aspirations professionnelles et les éventuels besoins en formation pour l’année à venir.
C’est aussi l’occasion pour le manager de partager les enjeux de l’entreprise, sa vision et la place du salarié dans ces évolutions.
Ces discussions sont essentielles pour l’engagement, pour répondre au besoin légitime de reconnaissance, la compréhension de son rôle, la capacité à se projeter dans la suite (ou pas !).
Pourquoi les entretiens annuels font-ils peur ?
Les entretiens annuels suscitent de l’appréhension pour plusieurs raisons.
Du côté du manager
Pour les entreprises, l’objectif est donc multiple :
- faire le bilan de l’année écoulée,
- évaluer les performances individuelles
- et fixer des objectifs pour l’année à venir tout en communiquant la vision de l’entreprise et les grandes orientations pour l’avenir.
Malgré ces intentions louables, les managers peuvent se sentir sous pression pendant cette période pour plusieurs raisons :
- le nombre élevé d’entretiens à mener dans un laps de temps limité, avec beaucoup de sujets à aborder. Cela peut donner l’impression de mener un marathon, surtout s’ils ont une grande équipe.
- les attentes autour de la rémunération qui reviennent souvent durant ces entretiens. Le manager doit écouter les attentes de ses équipes, mais aussi respecter le cadrage donné par la direction. Il faut donc qu’il connaisse les éléments avant les entretiens, ce qui n’est pas toujours le cas. Il n’a donc pas toujours la possibilité de répondre au moment des entretiens et cela est évidemment stressant.
- le manque d’accompagnement : les managers sont rarement formés sur ces sujets et mener ces entretiens n’est pas simple !
Du côté du salarié
Pour les salariés, il s’agit d’un moment crucial où leur performance et leur contribution sont évaluées.
Il peut y avoir une certaine crainte de ne pas « être à la hauteur » des attentes de l’entreprise ou de ne pas obtenir la reconnaissance souhaitée pour leur travail.
Les salariés peuvent craindre d’être jugés de manière injuste ou de ne pas être écoutés de manière adéquate.
C’est la notion d’évaluation (qui rappelle l’école !) qui peut rendre ce moment stressant et cela peut être renforcé selon le type de manager que l’on peut avoir aussi :
- celui qui remet tout en question
- ou au contraire celui qui ne donne aucune direction, aucune piste de progression ou d’évolution, ce qui n’aide pas tellement non plus.
Par ailleurs, c’est souvent pour le salarié LE moment de l’année où il exprime ce qu’il ressent, ce qu’il attend, ce qui va et ne va pas. Ce moment est d’autant plus stressant, s’il n’échange pas régulièrement avec son manager.
Et cela implique aussi qu’il sache analyser tout cela, ce qui n’est pas toujours évident : savoir analyser ce qu’on a bien fait, ce à quoi on a contribué, ce à quoi on aspire pour le futur n’est pas tâche aisée.
Comment bien préparer pour bien réussir vos entretiens annuels ?
La clé de la réussite de ces entretiens passera par deux aspects :
- la préparation des deux côtés
- la « démystification » des enjeux, l’apaisement des enjeux
La préparation des entretiens
Tant du côté des managers que des employés, une préparation adéquate en amont, impliquant une réflexion sur :
- les réalisations de l’année écoulée,
- les objectifs futurs
- et les besoins en développement professionnel,
contribuera à rendre les entretiens annuels plus constructifs et moins stressants.
Et du côté du salarié, plus vous aurez travaillé tout cela, plus vous serez proactif, mieux votre entretien se déroulera. Vous aborderez l’entretien plus confiant, sachant qu’environ 70% du temps de parole vous revient.
Comment préparer ces questions ?
De manière générale :
- Soyez sélectif dans vos retours : vous ne pourrez pas être exhaustif. Sélectionnez les éléments les plus pertinents et expliquez-les en étant factuel.
- Restez objectif et neutre. Essayez d’avoir pris un maximum de recul avant cet entretien pour éviter d’être dans l’émotionnel.
Noémie propose par exemple de préparer cet entretien en travaillant sur :
- les 3 frustrations de l’année ? Pourquoi ?
- les 3 principales sources de satisfaction et pourquoi ?
- les 3 points sur lesquels vous avez le plus progressé
Vous pouvez aussi pour préparer cet entretien :
- évaluer l’année passée : reprenez vos objectifs et pour chacun, déterminez quels sont les résultats en étant le plus factuel possible, c’est-à-dire en cherchant des exemples de réalisations concrètes sur l’année
- anticiper vos futurs objectifs et besoins de formation
Je vous propose de faire un tableau reprenant vos tâches quotidiennes (par exemple : management, gestion d’un portefeuille de clients, prospection, etc.), puis de noter 3 colonnes en face de chaque tâche :
- % de votre temps de travail,
- auto évaluation de votre performance sur chaque tâche avec une note de 1 à 5 (c’est top 5),
- votre appétence sur chaque tâche avec une note de 1 à 5 ( j’adore 5)
Réfléchissez ensuite à vos pistes d’actions en fonction de ces deux notes.
Par exemple :
- vous êtes moyen dans une tâche que vous adorez et qui vous occupe peu, aimeriez-vous que cela prenne plus de place dans votre job ? comment vous améliorez ?
- Vous êtes très bon dans quelque chose qui prend 50% de votre temps, mais que vous détestez. Comment le faire moins ?
Prenez un temps d’analyse et de pistes d’actions pour être force de proposition pendant cet entretien.
La démystification de l’entretien annuel : ce moment ne doit pas être LE moment
L’entretien annuel ne devrait pas être le seul moment pour aborder des sujets importants.
On ne devrait JAMAIS attendre un an en gardant toutes les rancœurs, les insatisfactions, pour les sortir en mode « bombe à retardement » à ce moment-là.
Comme nous l’avons souligné, les managers peuvent avoir beaucoup d’entretiens dans cette période et peu de temps avec beaucoup de choses à voir, ce n’est pas le moment de « tout sortir ».
La clé serait donc vraiment d’apprendre à échanger au fur et à mesure de l’année quand quelque chose ne va pas, comme dans toute relation : si vous gardez pendant un an tout ce que vous reprochez à votre conjoint(e) pour lui dire dans un diner d’une heure, ça risque d’être pénible non ?!
Donc si votre entreprise ou votre manager n’a pas institué de points réguliers, essayez de caler des points à minima une fois par trimestre pour parler de tout cela en ayant un peu le temps et en lui indiquant le sujet que vous souhaitez aborder.
Et quand la relation est toxique ?
Bien évidemment, tous ces conseils fonctionnent quand la relation est « saine ».
Quand vous avez en face de vous une personne « toxique », il peut être compliqué d’appliquer ces conseils.
Dans ce cas, essayez de rester dans une approche factuelle et neutre. Préparez-vous avec des exemples concrets et argumentez de manière logique, même face à des réponses hostiles ou manipulatrices.
Cherchez à avoir le plus d’exemples chiffrés, factuels, de mails… et argumentez.
Par exemple, pour un manager qui vous reproche de manquer de recul pour justifier une absence de progression à un poste supérieur,
vous pouvez lui demander de vous donner des exemples précis, des situations précises, lui dire que vous auriez aimé un feedback à des moments précis pour progresser dans l’année plutôt qu’un retour en fin d’année sur un sujet jamais abordé.
La personne qui est de mauvaise foi va souvent avoir du mal à trouver des exemples précis.
Pour aller plus loin
Je remercie Noémie pour tous ces précieux conseils pour la rédaction de cet article !
Vous pouvez la retrouver sur LinkedIn
Et maintenant, c’est à vous pour bien préparer votre entretien, pour être acteur de votre vie professionnelle en sachant :
- ce que vous avez apporté à votre entreprise,
- ce que vous voulez pour la suite,
- ce qui vous y mènera !
Commencez par les exercices proposés et ensuite
vous pouvez aussi aller creuser les éléments de ce que pourrait être la suite dans le guide offert grâce à ma méthode des 3 curseurs :
Et si vous sentez que vous avez besoin d’aller un cran plus loin,
d’y voir plus clair sur la suite de votre vie professionnelle, de pouvoir prendre un temps plus approfondi pour vous connaître et mieux préparer la suite de votre vie professionnelle, le programme OBJECTIF CLARTE est fait pour vous !
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